С докладом о важной роли архивов в государстве и обществе, а также о проблемах в деятельности Государственного архива Республики Бурятия выступила директор архива Б.Ц. Жалсанова. Из-за сложного предназначения архивов в государстве и обществе, невозможности отнесения архивного дела к какой-либо конкретной отрасли периодически происходят реорганизации архивной отрасли в стране и республике.

Так, Государственный архив Республики Бурятия только за последние 10 лет пережил семь реорганизаций. Б.Ц. Жалсанова остановилась «на ряде насущных проблем, из-за которых у сотрудников нет возможности выполнять все требования федерального и республиканского законодательства»:

1) нехватка свободных площадей, перегруженность архивохранилищ составляет до 130%. В настоящее время Архив располагает двумя специализированными зданиями, тремя реконструированными помещениями для архивохранилищ, необходимыми для осуществления деятельности архива, а также неэксплуатируемым подвальным помещением;

2) информатизация Архива; переход к хранению документов в электронном виде в будущем мог бы стать решением вопроса с площадями для архивохранилищ, но в настоящее время у архива нет ни материально-технической базы, ни специалистов, ни нормативных документов, и не решен вопрос о «вечном» хранении электронных документов, об экспертизе их ценности и порядке их использования;

3) нехватка штатной численности сотрудников Архива, которая приводит к нарушениям правил архивного дела: Архив не выполняет требования по своевременной выдаче архивных дел в читальные залы для исследователей, исполнение запросов продлевается, что затрудняет обращения заявителей в Пенсионный фонд и др. учреждения для подтверждения своих социальных прав;

4) создание страховых копий на особо ценные архивные документы, хранящиеся в фондах Архива, которое Архив обязаны делать по Федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Для решения требуется приобретение дорогостоящего оборудования (12, 370 млн. руб.), выделение штатных единиц для выполнения работ.

5) упорядочение дел в организациях – источниках комплектования: необходимо, чтобы в органах исполнительной власти ежегодно в бюджет закладывались деньги на упорядочение (в среднем смета упорядочения составляет 100-140 тыс. руб. в год для одного органа).

Несмотря на имеющиеся проблемы, как отметила Б.Ц. Жалсанова, Архив выполняет весь объем государственного задания, работает по грантам, по целевым субсидиям, успевает заниматься научно-исследовательской работой. Архив участвует во всех конкурсах, мероприятиях общероссийского масштаба. Работник Архива является бронзовым призером всероссийского конкурса «Лучший архивист 2016 г.» и работы наших детей входят в число лучших по России.

Проблемы были обсуждены членами Совета и Глава Республики Бурятия А.С. Цыденов, руководители органов исполнительной власти республики высказали свое мнение о решении насущных проблем Архива. У Государственного архива Республики Бурятия появилась надежда на решение своих «наболевших» вопросов.