1 мая 2024 года вступил в силу стандарт ГОСТ Р 7.0.109-2024 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Логическая структура, состав метаданных документов и требования к их содержанию».

ГОСТ Р 7.0.109-2024 составлен Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) и представляет собой базу для формирования жизненного цикла метаданных документов: от создания до архивного хранения или уничтожения.

Цель стандарта – унифицировать состав и содержание метаданных документов в корпоративных и прочих ИТ-системах, в которых ведется работа с управленческой, кадровой и другими видами документации. Таким образом, стандарт позволяет унифицировать процесс разработки систем электронного документооборота (СЭД), систем хранения документов (СХЭД) и других решений, связанных с жизненным циклом документа. Также стандарт может быть использован для оценки таких ИТ-систем.

Основная задача  - это соблюдение законодательных требований в сфере архивного дела и делопроизводства:

Организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов: в системе электронного документооборота (далее – СЭД) документы могут храниться 10 лет, после чего они переносятся в систему хранения электронных данных (далее - СХЭД) для учета, управления их хранением, а также доступа к ним до уничтожения. Соответственно, если документы подписываются электронными подписями (далее - ЭП), то в СЭД необходимо создать электронный архив для документов (срок действия которых истек, но не истек срок хранения), который ежегодно проверяется на наличие архивных документов в соответствии со справочником-номенклатурой;

Организации включают в СЭД номенклатуру дел в качестве справочника. Он является базой для учета и систематизации документов и метаданных (составление описей, актов и т.д.). В СЭД электронные архивные документы хранятся 10 лет (если это предусмотрено сроком хранения), далее переносятся в СХЭД.

Метаданные в СЭД можно уничтожить вместе с документами, если они не подлежат хранению, а срок их хранения уже истек, кроме метаданных в классе «Номенклатура дел» и «Опись дел». К ним должна прилагаться ссылка на Акт об уничтожении. Если срок хранения электронных документов (далее - ЭД) менее 10 лет, документы могут уничтожаться в СЭД, но их данные сохраняются в номенклатуре и описи дел.